Od czego zacząć?

W każdej firmie pracuje przynajmniej jedna osoba zajmująca się składaniem, nadzorowaniem i rozliczaniem zamówień podróży służbowych. Od potrzeb przedsiębiorstwa zależy poziom odpowiedzialności i zakres pełnionych funkcji pracownika zaangażowanego w działania na tej płaszczyźnie. Dodatkowo personel zobowiązany jest do przestrzegania ustalonych procedur, niezależnie od tego, czy zostały one wykreowane przez świadomą politykę kadry zarządzającej, czy wytworzyły się samodzielnie na bazie powtarzalnych działań.

W celu poprawnego zaprojektowania Travel Policy ważny jest wybór właściwej firmy specjalizującej się w organizacji podróży służbowych (agenta IATA), a także analiza i ocena jej wachlarza serwisowego i usługowego. Kluczowymi elementami agenta IATA, najczęściej podlegającymi weryfikacji są: kompleksowość oferty, dedykowany serwis i jego całodobowa dostępność (24 h), możliwe formy składania zapytań i czas odpowiedzi, formy raportów, wysokość opłaty serwisowej oraz doświadczenie poparte referencjami partnerów biznesowych.

Pierwsze działania agencji IATA wobec firmy to:

  • audyt potrzeb i oczekiwań,
  • dopasowanie wachlarza serwisowego,
  • wytyczenie zasad składania i realizacji zamówień,
  • określenie możliwych form fakturowania oraz raportowania,
  • dopasowanie programów lojalnościowych linii lotniczych do wymagań firmy i pasażerów,
  • zapewnienie dostępu do autorskich aplikacji oraz innowacyjnych rozwiązań.

Opracowanie wyżej wymienionych elementów jest kluczowe w celu stworzenia lub poprawy Travel Policy, która zakłada stałe analizowanie wydatków, szukanie możliwości ich obniżenia, przedstawianie lepszych form raportowania dla zarządu oraz ciągłe opracowywanie optymalnej polityki firmy w zakresie podróży służbowych.

 

Masz pytania? Skontaktuj się!